Archiviazione Documentale: scopri Business File

Il Software studiato per gestire al meglio l’archiviazione documentale

Fonte immagini: Nts Informatica

Business File è il Software dedicato alla gestione dell’archiviazione documentale. Tutte le aziende che decideranno di effettuare l’archiviazione dei documenti cartacei aziendali in formato digitale, troveranno in Business File il valido alleato per una corretta e semplice ed ottimizzata gestione degli archivi.

Grazie ad il software Business File è possibile:

  • classificare ed archiviare i documenti secondo modalità scelte dall’utente, tramite archiviazione manuale, automatica dal’ ERP gestionale o tramite barcode
  • gestire i documenti catalogandoli secondo categorie o tabelle distinte
  • gestire le autorizzazioni di gruppi di utenti per l’accesso ai vari documenti, permettendo la sola lettura, la lettura e stampa, o un controllo completo dei files
  • effettuare la ricerca dei documenti su una categoria, su più categorie, oppure tramite documenti archiviati legati ad un determinato oggetto
  • archiviare i documenti apponendo la firma digitale o la marca temporale ed effettuare la conservazione sostitutiva

La soluzione che vi presentiamo offre la possibilità di integrarsi con il software ERP Business, permettendo così di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e di valorizzazione degli attributi di ricerca.

I moduli con cui Business File si integra sono:

  • Contabilità Generale,
  • Vendite e Fatturazione,
  • Ordini Clienti e Fornitori,
  • Magazzino,
  • Agenti e Provvigioni,
  • RDA/RDO,
  • CRM,
  • Anagrafica Commesse

Grazie all’integrazione tra i due software è possibile:

  • Gestire associazioni: le associazioni tra documenti di Business e le categorie di Business File possono essere identificate a livello di “serie” ed effettuare controlli per la corretta associazione dei campi. Possono essere attivati automatismi per l’archiviazione automatica delle stampe generate da Business e per la creazione di fascicoli. Inoltre sono presenti diverse funzionalità per velocizzare l’inserimento delle associazioni.
  • Creare fascicolo automatico: viene creato automaticamente dal sistema per collegare ad un documento di magazzino tutti i documenti ad esso correlati: fattura immediata + ordini, fattura differita + DDT + ordini, DDT + ordini
  • Associare categorie: per ogni oggetto di Business l’utente può associare diverse categorie, fornendosi di quelle già preconfigurate per i tipici documenti di Business, oppure crearne di nuove aggiungendo campi personalizzati e l’interfaccia di indicizzazione.

Business File in fase di archiviazione può popolare automaticamente i campi di una categoria prelevandoli dall’oggetto di Business. Nel caso di documenti di origine esterna sarà l’utente a selezionare manualmente i documenti elettronici da associare ad un determinato oggetto; per quelli prodotti da Business il sistema procede alla generazione automatica del documento in formato PDF e alla sua archiviazione.

 

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