Questo mese analizziamo come poter risparmiare tempo ed evitare errori nella stesura di bilanci periodici (mensili, trimestrali, semestrali) di competenza.
Il caso
Un’azienda presso cui abbiamo operato nel mese di maggio presentava la necessità di avere puntualmente, entro il giorno 15 del mese successivo, un bilancio redatto secondo competenza dei costi e dei ricavi.
La situazione iniziale vedeva il responsabile amministrativo impegnato in media per almeno 8 ore nel calcolo di ratei, risconti, ammortamenti alla data considerata. Inoltre il consiglio di amministrazione e il collegio sindacale chiedevano di prendere in considerazione le fatture da emettere/ricevere e l’esposizione dei crediti clienti reali, ovvero considerando come credito aperto le ri.ba. presentate e non incassate alla data considerata.
Il rischio di errore era pressoché incontrollabile, tanto che tra un periodo e il successivo si verificavano spesso delle incongruenze, eventi questi che mettevano in dubbio la veridicità dell’intero bilancio e la congruenza delle decisioni che si andavano a prendere.
Abbiamo sfruttato le potenzialità del software gestionale Business.Net 2011 e siamo giunti ad avere il bilancio periodico completo dei dati sopra indicati con ‘un click’.
L’utente in questione ora impiega 30 minuti per eseguire un controllo dei dati estratti.
I vantaggi
– Risparmio di tempo: 7 ore e 30 minuti
– Veridicità del bilancio periodico
– Completezza del bilancio
– In caso di assenza del responsabile amministrativo l’operazione può essere delegata con tutta tranquillità
– Tutte le scelte di stampa in un’unica maschera
– Possibilità di considerare operazioni aggiuntive