Integrazione con Microsoft Office
Il software gestionale Business Cube offre la possibilità di scambiare dati con le applicazioni di Microsoft Office (Word, Excel, Project) e con lo standard Adobe Acrobat (file PDF) integrandosi in vari modi.
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1) Attraverso delle stampe a video è possibile passare le informazioni di Business in formato Word o Excel.
Infatti da qualsiasi funzione di Business che consenta di generare una stampa, è possibile vedere la stampa in una finestra. Successivamente, richiamando la funzione report su video, è possibile esportare il file nel formato prescelto. Infatti, nella finestra a video sono presenti degli appostiti pulsanti che permettono di esportare il contenuto del file in formato testo, in formato .doc (Word), .xls (Excel) oppure in formato PDF. Infine i file generati possono essere modificati, stampati o esportati in altri formati e inviati ai vari clienti o fornitori.
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2) L’integrazione dei dati di Business con le applicazioni Office può avvenire attraverso ODBC e Microsoft Query.
In particolare è possibile prelevare da Word o Excel i dati da una qualsiasi fonte dati che sia una database ODBC compatibile e inserirli nel documento correntemente in uso.
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3) Automazione OLE è il procedimento tecnico utilizzato che permette a Business di:
-preparare le informazioni da passare a Word o Excel
-chiamare automaticamente Word o Excel dicendo loro di usare un particolare modello per la rappresentazione dei dati che gli verranno passati. Si usano modelli .dot per Word e dei fogli di partenza con estensione .xls per Excel.
-inserire automaticamente i dati nei modelli gli appositi campi segnaposto (Word) o in specifiche celle (Excel)
- 4) Nei programmi di Business in cui è presente la funzione “visualizza su griglia” che permette la visualizzazione dei dati in particolari griglie, è possibile digitando l’apposita icona generare i file in formato Excel. L’utente potrà quindi configurare le griglie e determinare così l’ordine delle informazioni visibili e successivamente generare un file .Xls pulito. Da questo file sarà poi possibile eseguire simulazioni, calcoli, totalizzazioni, grafici, ecc.. secondo le funzioni disponibili in Excel.
- 5) Attraverso un apposito modulo funzionale chiamato “Genera PDF da documenti” è possibile generare documenti in formato PDF utilizzando i dati forniti da Business. Nella barra degli strumenti sarà visibile un nuovo pulsante con l’icona di Acrobat Reader che permette di aprire una nuova finestra modale dalla quale è possibile selezionare il tipo di generazione e decidere se inviare il file generato a uno o più destinatari.
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6) Circolari a clienti e fornitori:
attraverso il programma ‘liste selezionate’ è possibile creare delle liste di clienti, fornitori o possibili clienti sulla base di filtri o con inserimenti manuali. In tal modo ai soggetti presenti in suddette liste si possono inviare delle circolari attraverso un procedimento con cui Business opera una ‘stampa unione’ su un modello di word (file .dot). Inoltre il modello di business è personalizzabile con loghi e dati dell’azienda e una serie di dati estratti dal gestionale (ragione sociale, indirizzo, etc.)
Successivamente è possibile effettuare un invio automatico ai soggetti della lista attraverso la console di invio pdf; nella fattispecie la circolare in word sarà convertita prima della spedizione in pdf.
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7) Invio documenti e solleciti:
È possibile estrapolare i dati di Business (solleciti o reminder di pagamento, ordini fornitore, ordini cliente) su dei modelli di word, automaticamente intestati e inviati ai rispettivi clienti o fornitori.