Il primo problema è il reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute tramite qualsiasi dispositivo disponibile (tablet, PC, mobile phone) e da qualsiasi luogo. Documenti e informazioni dovranno pertanto essere tutti archiviati digitalmente e soprattutto dovranno essere archiviati in un determinato luogo, prevedendo accessi limitati e sicuri.

Le informazioni vanno tutelate, indipendentemente dal settore di attività svolta dall’azienda. Operare “da remoto” aumenta il rischio di perdita o danneggiamento delle informazioni per cui diventa essenziale una corretta progettazione dei sistemi, degli strumenti di lavoro e delle gerarchie degli accessi.

Se le informazioni sono memorizzate in un unico database, queste devono rimanere complete, accurate e affidabili, garantendone la riservatezza.

Se oggi non è possibile controllare cellulari incustoditi e senza password o pc aperti con informazioni strategiche lasciate sul proprio desk, con l’archiviazione documentale sarà possibile definire il livello di accesso degli utenti o gruppi di utenti ai documenti archiviati sia a livello di tipologia di documento sia di stato documentale.

Organizzare le attività in workflow digitali permette all’azienda di definire le caratteristiche dei processi ed i relativi obiettivi. L’utente sa cosa deve fare, con chi deve rapportarsi, minimizza azioni arbitrarie, spreca molto meno tempo a beneficio proprio (minor stress) e dell’efficienza aziendale.

La condivisione di informazioni o di elaborati tra i propri collaboratori o tra team di persone di entità esterne è importante “a prescindere”. Operando “da remoto” vanno garantiti strumenti di comunicazioni adeguati, sicuri, e disponibili in qualsiasi luogo le persone si trovino ad operare.