SMART WORKING

I 5 passi per uno smart working efficace

 

Che si tratti di “smart working” o anche solo di lavoro “da remoto”, le aziende dovranno sempre più intervenire per garantire connessione tra persone, luoghi e soprattutto informazioni.
i 5 step per uno smart working efficace

1. Disponibilità delle informazioni

Il primo problema è il reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute tramite qualsiasi dispositivo disponibile (tablet, PC, mobile phone) e da qualsiasi luogo. Documenti e informazioni dovranno pertanto essere tutti archiviati digitalmente e soprattutto dovranno essere archiviati in un determinato luogo, prevedendo accessi limitati e sicuri.

2. Sicurezza delle informazioni

Le informazioni vanno tutelate, indipendentemente dal settore di attività svolta dall’azienda. Operare “da remoto” aumenta il rischio di perdita o danneggiamento delle informazioni per cui diventa essenziale una corretta progettazione dei sistemi, degli strumenti di lavoro e delle gerarchie degli accessi.

Se le informazioni sono memorizzate in un unico database, queste devono rimanere complete, accurate e affidabili, garantendone la riservatezza.

Se oggi non è possibile controllare cellulari incustoditi e senza password o pc aperti con informazioni strategiche lasciate sul proprio desk, con l’archiviazione documentale sarà possibile definire il livello di accesso degli utenti o gruppi di utenti ai documenti archiviati sia a livello di tipologia di documento sia di stato documentale.

3. Organizzazione delle attività

Organizzare le attività in workflow digitali permette all’azienda di definire le caratteristiche dei processi ed i relativi obiettivi. L’utente sa cosa deve fare, con chi deve rapportarsi, minimizza azioni arbitrarie, spreca molto meno tempo a beneficio proprio (minor stress) e dell’efficienza aziendale.

4. Controllo

Lo “smart working” necessita di obiettivi chiari e soprattutto misurabili.

Misurare e monitorare le prestazioni di ogni processo permette di identificare eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia, garantendo un miglioramento continuo a tutto vantaggio del livello di qualità garantito ai propri clienti.

5. Collaboration

La condivisione di informazioni o di elaborati tra i propri collaboratori o tra team di persone di entità esterne è importante “a prescindere”. Operando “da remoto” vanno garantiti strumenti di comunicazioni adeguati, sicuri, e disponibili in qualsiasi luogo le persone si trovino ad operare.

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