Business File:

il Software per l’Archiviazione Documentale

fonte immagini: NTS Informatica

Il modulo per l’archiviazione documentale permette alle aziende di archiviare i documenti in formato digitale, portando così numerosi vantaggi: un risparmio tangibile dei costi di gestione dei documenti cartacei, oltre ad una maggior efficienza e precisione dei flussi di lavoro e una maggior sicurezza degli archivi digitali che infatti sono disponibili agli utenti tramite diversi livelli di accesso.

Il software Business File per l’archiviazione documentale è stato progettato in tecnologia Microsoft.NET ed è strutturato su tre livelli: interfaccia utente, logica applicativa e accesso ai dati.

Principali funzionalità del software Business File:

 

  • Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampa

E’ possibile archiviare i vari documenti non solo in rete locale ma anche tramite internet, creando fascicoli, categorie e tabelle base associate al programma ERP Business per un allineamento automatico dei dati. Allo stesso modo, tramite una valorizzazione manuale, è possibile reperire i dati da un “data entry” generato dal sistema, da un database esterno o foglio MS Excel.

Tutti i documenti archiviati sono resi disponibili ai vari utenti secondo diversi livelli di accesso che permettono la sola lettura, la lettura e stampa o un controllo completo dei documenti.

La ricerca e la visualizzazione dei files avviene tramite browser web o client/server. L’operatore poi può definire dei parametri di ricerca a scelta utilizzando diversi filtri che permettono di ricercare i documenti in una o più categorie oppure selezionando un fascicolo specifico.

Inoltre è possibile configurare degli “alert” specifici su determinate azioni effettuate come ad esempio l’inserimento di nuovi documenti o la modifica di qualche valore.

 

  • Firma digitale e archiviazione sostitutiva

Una volta archiviato un documento è possibile in seguito apporre la firma digitale o la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei files. Sucessivamente è possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.

 

  • Archiviazione automatica tramite barcode

Attraverso la lettura di un codice a barre contenente informazioni prestabilite, è possibile effettuare l’archiviazione massiva di una serie di documenti, sia su file distinti sia in un unico file.

I barcode possono essere utilizzati e classificati secondo tre modalità:

  1. generici (archiviazione in una categoria generica)
  2. specifici (archiviazione e associazione automatica di un documento al record di Business di riferimento)
  3. personalizzati (il barcode è di origine esterna e definendo una mappatura sulle categorie è possibile associare il documento alla categoria di appartenenza)

 

  • Integrazione con ERP Business Net

Essendo l’integrazione con il software Business Cube automatica, è possibile automatizzare tutte le fasi di archiviazione e di valorizzazione dei parametri di ricerca.

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