Un ufficio paperless: quali strategie adottare per un reale risparmio sul fatturato aziendale.
Un ufficio paperless. “Ogni anno sono prodotti in Italia 45 miliardi di fogli di carta “business” che si traducono in 4 tonnellate di Co2 immesse in atmosfera, in 24 milioni di alberi abbattuti, in 10 miliardi di ore di lavoro e in 12 miliardi di euro di costi di cancelleria “ (dati forniti dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano).
Questi dati per avviare una riflessione su come un approccio green alla vita d’ufficio, non vuol dire solo esser ecologicamente responsabili, ma significa avere un effettivo vantaggio economico sul fatturato aziendale.
Risparmiare carta e quindi stampare di meno, investire in un numero minore di stampanti e ridurre il consumo di toner e di manutenzioni, porta ad un risparmio pari al 20%.
Inoltre, ne giova anche l’organizzazione logistica dell’ufficio: avendo a disposizione i documenti aziendali in formato elettronico su ogni dispositivo pc o tablet, si possono trovare in modo veloce attraverso un tool di ricerca, senza dover mettere sottosopra l’archivio o perdere del tempo prezioso perché magari il tuo collega ha catalogato in modo sbagliato.
Pensi sia un sogno?
Certo che no! Si tratta di un nuovo prodotto che gestisce l’archiviazione documentale.
Cosa fa? Archivia in automatico i documenti che il tuo gestionale emette e acquisisce le scansioni o i pdf dei documenti che ti giungono dai fornitori o da altri soggetti.
Dispone tutti i documenti in un database sicuro (a te la scelta se tenere i dati in un server aziendale o in cloud) corredandoli di alcune informazioni utili alla successiva ricerca.
Una pratica maschera ti permettere di poter ricercare il documento che desideri con una funzione di indicizzazione full- text e di poter visualizzare i più disparati tipi di documento: pdf, documenti office, progetti, etc…